はじめに
仕事をする中で私が一番気を付けていることのひとつが、「確認漏れを防ぐこと」です。
催事運営、EC運営サポート、新人育成、データ管理、経理補助など、携わる業務は変わっても、確認漏れによるトラブルはどの現場にも存在します。
私自身もこれまで、「確認したつもりだった」「伝えたつもりだった」という経験を何度もしてきました。
だからこそ、完璧な人になることを目指すのではなく、確認漏れが起きにくい仕組みを作ることを意識しています。
今回は、私が日頃から実践している確認漏れ防止の考え方をまとめてみたいと思います。
なぜ確認漏れは起きるのか
確認漏れというと不注意のように聞こえますが、実際には真面目な人ほど起こしやすいと感じています。
なぜなら、
- 頭の中で管理してしまう
- 忙しくて後回しにする
- 相手も分かっていると思い込む
といったことが積み重なるからです。
特に複数の案件を同時に進めていると、自分では覚えているつもりでも抜け落ちることがあります。
そのため私は、「覚える」よりも「忘れても困らない仕組みを作る」ことを大切にしています。
① 頭で覚えようとしない
以前はメモを取らずに覚えようとしていました。
しかし、人の記憶には限界があります。
そこで、
- スプレッドシート
- メモ
- タスク管理表
などを使い、まず記録することを習慣にしました。
特に締切や依頼事項は、その場で記録するようにしています。
「あとで書こう」は意外と危険です。
② 相手が動ける形で伝える
確認漏れは、自分だけでなく相手との認識違いからも起こります。
例えば、
「確認お願いします」
だけでは、人によって受け取り方が違います。
私はできるだけ、
- 何を確認してほしいのか
- いつまでに必要なのか
- どの状態で完了なのか
を伝えるようにしています。
少し手間は増えますが、その後のやり取りがスムーズになります。
実際にあった確認漏れの事例
私自身も確認漏れでヒヤッとした経験があります。
以前、催事会場へ向かうスタッフ向けに必要書類の案内を共有スケジュールの備考欄へ記載していたことがありました。
しかし、当日担当したスタッフは移動や準備に追われており、備考欄まで確認できていませんでした。
その結果、本来提示が必要だった書類が印刷されておらず、会場への入場や設営に予定以上の時間がかかってしまったのです。
催事は開始時間が決まっています。
開場前にはすでにお客様が並んでいることもあり、数分の遅れでも大きな影響があります。
また、会場をお借りしている店舗や施設との信頼関係にも関わるため、時間のロスはできるだけ避けなければなりません。
この経験から私は、
「共有スケジュールに書いたから伝わった」ではなく、
「相手が確実に確認できる形で伝えて初めて完了」
と考えるようになりました。
現在は共有スケジュールへの記載だけで終わらせず、
- 共有チャットへの投稿
- メッセージでの個別連絡
- 前日の確認連絡
などを状況に応じて行っています。
少し手間は増えましたが、確認漏れによるトラブルは大幅に減りました。
③ 一覧で見える化する
私はスプレッドシートを使うことが多いのですが、一番の理由は「一覧で見える」からです。
案件ごとの状況や進捗が一覧で見えると、
- やるべきこと
- 終わったこと
- 誰が担当しているか
が分かりやすくなります。
頭の中だけで管理するよりも、ミスや抜け漏れを大きく減らすことができます。
確認漏れをゼロにはできない
どれだけ気を付けていても、人なのでミスは起こります。
私自身も今でも失敗することがあります。
だから大切なのは、
「ミスをしないこと」ではなく、「ミスが起きても気付ける仕組みを作ること」
だと思っています。
まとめ
以前の私は、「記録を残すこと」が確認漏れ防止だと思っていました。
しかし実際には、
「記録を残すこと」と「相手に伝わること」は別でした。
確認漏れを完全になくすことは難しいですが、伝達方法まで含めて仕組み化することで減らすことはできます。
このブログでは、私自身が現場で積み重ねてきた工夫や学びを少しずつ記録していきたいと思います。
同じように仕事の進め方や業務改善に悩んでいる方の参考になれば嬉しいです。