はじめに
仕事の話になると、
「普段どんな仕事をしているんですか？」
と聞かれることがあります。
そのたびに少し困ります。
会場を借りたり、チラシを手配したり、申請書を提出したり、スタッフとやり取りしたり。
やっていることを並べることはできます。
でも、それだけでは何だかしっくりきません。
最近は、
「何でも屋です」
と答えることもあります。
するとたいてい、
「いや、それ何でも屋じゃないでしょ」
とツッコまれます（笑）。
色々考えた結果、一番近い表現はこれかもしれません。
私の仕事は、
「何も起きない状態を作ること」です。
催事当日は準備の結果発表みたいなもの
催事当日になると、
会場は開いている。
チラシは入っている。
スタッフも到着している。
必要な備品もそろっている。
お客様も来てくださる。
外から見ると、
「無事に開催できたね」
で終わります。
でも実際には、その前にたくさんの準備があります。
会場の予約。
申請書の提出。
新聞折込の手配。
チラシの作成と確認。
スタッフとの情報共有。
請求や入金確認。
どれも地味ですが、どれか一つ欠けるだけで開催に影響します。
実は危ないこともある
昔、こんなことがありました。
催事会場の最終確認をしていた時です。
使う予定だったのは、
「○○市◎◎文化会館」。
ところが予約内容を見ていて違和感を覚えました。
予約していたのは、
「○○市△△文化会館」
だったのです。
名前がよく似ています。
しかもどちらも何度も利用していた会場でした。
チラシはすでに◎◎文化会館で準備が進んでいました。
でも予約していたのは△△文化会館。
完全に取り違えていたのです。
運良く助かった
気付いた瞬間、かなり焦りました。
慌てて◎◎文化会館へ連絡すると、幸いにも会場は空いていました。
急いで予約を取り直し、△△文化会館はキャンセル。
さらに運良く、キャンセル料が発生しない期間でした。
担当者さんとは何度もやり取りしていたので、
「すみません……」
と言う私に、
「はいはい、またよろしくお願いしますね」
と笑って対応してくださいました。
結果として催事は何事もなく開催できました。
たぶん参加したお客様も、現場スタッフも、この出来事を知りません。
一番怖かったのはミスではなかった
でも後から振り返ると、私が一番怖いと思ったのはミスそのものではありませんでした。
その時点では、誰も気付いていなかったのです。
チラシも進んでいる。
準備も進んでいる。
私自身も気付いていなかった。
もし最終確認をしていなければ、当日になって初めて発覚していた可能性もあります。
その時に思ったのです。
「私がもっと気を付ければ良かった」
ではなく、
「私しか見ていない状態が危険だった」
と。
だから仕組みを作る
この出来事の後、社長に相談しました。
人は間違えます。
どれだけ経験を積んでも間違えます。
実際、この会場も何度も利用していました。
それでも間違えました。
だから必要なのは、
間違えない人になることではありません。
間違いに気付ける仕組みを作ることです。
振り返ると、
私がマニュアルを作る理由も、
チェック表を作る理由も、
Q&Aを残す理由も、
スプレッドシートを整備する理由も、
全部ここにつながっています。
人を信じていないからではありません。
むしろ逆です。
人は誰でもミスをする。
だから人を責めるのではなく、仕組みで支えたいのです。
成功すると誰も気付かない
正直、こういう仕事は地味です。
催事が無事終わっても、感動のフィナーレが待っているわけではありません。
私の頭の中ではすでに、
「次の会場押さえたっけ？」
「折込の締切いつだっけ？」
「申請書出したかな？」
が始まっています。
準備の仕事は、一つ終わると次の準備が始まります。
問題なく終わることが当たり前。
だから目立ちません。
でも、それでいいと思っています。
まとめ
私の仕事は、何かを起こすことではありません。
問題が起きないように準備すること。
誰かが困らないようにしておくこと。
当日を無事に迎えられるようにすることです。
そして仕事を続けるうちに思うようになりました。
本当に良い準備というのは、当日になった頃には存在を忘れられているものなのかもしれません。
何も起きない。
でも実は、それが一番難しいことなのだと思います。🌱