はじめに
GoogleスプレッドシートやExcelで管理表を共有していると、思わぬトラブルが起きることがあります。
私自身、催事運営やEC運営サポート、新人育成などの業務で共有スプレッドシートを利用していますが、何度も冷や汗をかいた経験があります。
便利だからこそ誰でも編集できるようにした結果、数式が消えたり、管理表が崩れたり、原因不明の不具合が発生したりすることがありました。
今回は、私が実際に経験した失敗例と、その後に行った復旧方法、再発防止策についてまとめます。
スプレッドシートで実際にあったトラブル
勝手に独自の数式を入れられる
共有管理表を使っていると、「もっと便利になると思って」と善意で数式を変更されることがあります。
追加された数式自体は問題なさそうに見えても、別シートや別セルと連動している場合は話が別です。
後から確認すると、集計結果がおかしかったり、本来表示されるはずのデータが表示されなかったりすることがありました。
本人に確認しても悪気はなく、むしろ改善しようとしてくれていたことが多いので余計に難しい問題です。
心の声としては「なんでそこ触ったんやー！」です。
非表示部分に気付かずコピーや移動をされる
必要な情報だけ見えるよう、一部の行や列を非表示にしていることがあります。
しかし非表示部分に気付かないままコピーや移動をされると、参照位置がずれたり並び順がおかしくなったりします。
結果として、管理表全体の整合性が崩れてしまうことがあります。
発見した時は本当に冷や汗ものです。
数式が消えたのに誰も原因が分からない
私が最も困るのはこれです。
数式が入っているセルに直接値が入力され、そのセルがさらにコピーされてしまう。
すると元の数式が消えてしまいます。
しかも本人に確認すると、
「気が付いたらこうなっていました」
という状態になっていることも少なくありません。
誰が悪いという話ではなく、どうやって壊れたのか分からないため、復旧に時間がかかるのが問題です。
実際に復旧するときにやっていること
管理表が壊れた時は、まず原因探しから始めます。
① 編集履歴を確認する
Googleスプレッドシートには編集履歴機能があります。
まずはいつ頃から崩れたのかを確認します。
② 正常だった状態を探す
編集履歴を確認しながら、正常に動いていたタイミングを探します。
どこで問題が発生したのかを特定するための重要な作業です。
③ 数式や設定を復元する
消えてしまった数式やプルダウン設定を戻します。
この作業が意外と時間がかかります。
④ 他シートへの影響を確認する
ここが一番重要です。
管理表は複数のシートや集計表が連動していることがあります。
一か所直しただけで安心せず、他のシートに影響が出ていないか必ず確認するようにしています。
再発防止のために行っていること
① 関数セルを保護する
集計や計算に使っているセルは基本的に保護しています。
触れないようにしておくだけでトラブルはかなり減ります。
② マスターデータを保護する
店舗一覧、担当者一覧、案件一覧などの元データは保護しています。
ここが壊れると全体に影響するためです。
③ 入力セルを見える化する
入力してほしいセルだけ色を変えています。
利用者が迷わないことも重要な対策です。
④ プルダウンを活用する
自由入力が多いほど表記揺れや入力ミスが発生します。
可能な限りプルダウンを利用しています。
⑤ 大規模な変更前はバックアップを取る
大きな更新を行う前にはシートを複製して保存しています。
何か起きても戻れる状態を作っておくと安心です。
セル保護で保護している場所の具体例
私が実際によく保護しているのは次のような場所です。
- SUM関数や集計関数が入っているセル
- プルダウン設定が入っているセル
- 担当者一覧などのマスターデータ
- 自動入力エリア
- 見出しやテンプレート部分
- 非表示にしている補助列
逆に、担当者や進捗状況など利用者に入力してほしい箇所は自由に入力できるようにしています。
まとめ
スプレッドシートで本当に怖いのは、誰かが壊したことではありません。
「どうやって壊れたのか分からないこと」です。
本人も悪気がなく、どの操作が問題だったのか覚えていないこともあります。
だからこそ私は、便利な管理表を作ることよりも、壊れにくく復旧しやすい管理表を作ることを意識しています。
セル保護やシート保護は地味な機能ですが、管理表を長く運用するためには欠かせない機能だと感じています。
同じようなトラブルで困っている方の参考になれば嬉しいです。