はじめに
イベントというと、当日の接客や会場の様子を思い浮かべる方が多いかもしれません。
私は催事イベントの運営に関わっていますが、主な仕事は自宅から行う準備や調整です。
会場の調査や予約。
申請書類の提出。
折込チラシの手配。
管理表の更新や営業担当との連携。
お客様から見える当日よりも、その前の準備に関わることがほとんどです。
その中で感じるようになったのは、
イベント当日は始まる前に決まっている
ということでした。
会場探しは思ったより早く始まる
催事会場を探し始めた頃、一番驚いたのは予約の締め切りの早さでした。
来月開催したいと思って問い合わせても、
「申請はもう締め切っています」
と言われることがあります。
人気の会場になると、半年先どころか1年近く前から予約が埋まっていることもありました。
特に公共施設は利用ルールも多いのですが、その分説明は丁寧で親切でした。
逆に商業施設やスーパーへ問い合わせると、
「あー催事？今やってません！」
ガチャン。
ということもありました（笑）。
今なら分かります。
きっと毎日のように同じ問い合わせを受けていたのでしょう。
それでも会場探しはネットだけでは分かりません。
結局は電話をして実際に担当者へ聞くのが一番早かったりします。
イベントには見えない期限がたくさんある
イベント運営には、お客様からは見えない期限がたくさんあります。
その一つが警察署への仮設申請です。
開催が決まったら必ず申請しなければなりません。
私自身が担当していたわけではありませんが、ギリギリに会場が決まった時は大急ぎで手続きを進めていました。
聞いた話では、過去に必要な申請を行わず催事を開催した業者がいたこともあったそうです。
その結果、そのカテゴリの業者全体が利用制限を受けたこともあったと聞きました。
一つの確認漏れが、自分だけの問題で終わらないこともあります。
だからこそ準備と確認はとても大切だと感じています。
私がやった最大のミス
今でも忘れられない失敗があります。
折込チラシの手配漏れです。
当時、会社の規模が急激に大きくなり、催事も同時進行で何件も走っていました。
気が付けば8開催ほどが並行して進んでいた時期もあります。
みんな忙しい。
管理項目も増えていく。
そして、誰も確認できていないエアポケットのような状態が生まれていました。
その時、1件だけ折込チラシの手配が完全に抜け落ちていたのです。
気付いた瞬間は本当に血の気が引きました。
商業施設なら買い物のお客様に声を掛けることもできます。
でもその会場は公共施設でした。
そもそも誰も開催を知らない。
お客様が来ないのも当然です。
結局、その日は会場を開けるよりスタッフの休暇にした方が良いという判断になりました。
会場使用料はそのまま。
イベントは実質中止でした。
そこで学んだこと
もちろん原因のひとつは私の確認漏れです。
ただ、その時に周囲が言ってくれたことが今でも印象に残っています。
それは、
「誰もチェックしていなかったよね」
ということでした。
私が忘れたら一発アウト。
誰も気付けない。
そんな状態になっていたのです。
そこで運用が見直されました。
今度は現地へ行くスタッフ自身も、自分の催事のチラシ手配状況を確認するようになりました。
私一人ではなく、複数人で確認する仕組みになったのです。
さらに、
「急に規模が大きくなったことで、サポートやチェック体制がおろそかになってしまった」
と会社側からも声を掛けてもらいました。
申し訳ない気持ちはもちろんありました。
でも同時に、とてもありがたかったです。
ミスを責めるだけではなく、仕組みの問題として一緒に考えてもらえたからです。
準備だけではイベントは成功しない
ここまで準備や段取りの話をしてきましたが、私は裏方だけが大事だとは思っていません。
当日、お客様と向き合うスタッフさんがいてこそイベントは成り立ちます。
どれだけ準備を整えても、現場での接客や提案がなければ成果にはつながりません。
逆に、どれだけ優秀なスタッフさんがいても、会場が取れていない、申請が終わっていない、告知ができていないとなれば力を発揮することはできません。
私はこれまで製造業にも関わってきました。
そこでは営業と製造がぶつかる場面もよく見ました。
営業は、
「契約を取らないと仕事がない」
と言う。
製造は、
「こんな納期で作れるわけがない」
と言う。
どちらにも事情があります。
どちらも必要な仕事です。
私は、誰かを上げるために別の誰かを下げる必要はないと思っています。
裏方と現場も同じです。
どちらが上でも下でもなく、それぞれ違う役割を担っているだけなのだと思います。
だから私は、できるだけ両方をつなぐ存在でありたいと思っています。
だから私は準備を見る
イベントが成功すると、どうしても当日に目が向きます。
でも私は、その前の準備を見るようになりました。
トラブルの多くは当日に突然発生するわけではありません。
その前に、小さな確認漏れや共有不足が積み重なっています。
だから問題が起きた時は、
誰が悪かったのか
よりも、
なぜそのミスを防げなかったのか
を考えるようにしています。
まとめ
イベントは当日が本番です。
でも、本番を支えているのはその前の準備です。
会場予約。
申請手続き。
折込チラシ。
スケジュール管理。
そして現場でお客様と向き合うスタッフさん。
どれか一つ欠けてもイベントは成り立ちません。
私は折込チラシの手配漏れという大きな失敗を経験しました。
だからこそ今は、ミスが起きた時ほど人ではなく仕組みを見るようにしています。
そして、現場で頑張るスタッフさんが安心して力を発揮できるよう準備することも、裏方の大切な役割だと思っています。
あの経験は痛かったですが、仕組みづくりの大切さを学んだ出来事でもありました。