はじめに
業務管理でスプレッドシートを使う機会は多いと思います。
私も催事運営やEC運営サポート、新人育成などの業務でスプレッドシートを活用しています。
ただ、便利な反面、「使われない管理表」を作ってしまったことも何度もあります。
今回は実際の失敗経験をもとに、私がスプレッドシートで業務管理をするときに意識していることをまとめてみます。
① 項目を増やしすぎない
以前の私は、確認漏れを防ごうとして管理項目をどんどん増やしていました。
できるだけ情報を網羅したいと思い、必要かもしれない項目を追加し続けた結果、入力欄だらけの管理表になってしまったのです。
しかし、項目が増えるほど入力する人の負担も増えます。
- 入力されない
- 更新されない
- 管理表が形だけになる
という状態になってしまいました。
必要な情報を集めることも大切ですが、それ以上に「実際に運用できること」が重要だと感じています。
② 項目を減らしすぎない
逆に項目を減らしすぎて失敗したこともあります。
入力の手間を減らそうとして最低限の項目だけにした結果、多くの情報が備考欄に記入されるようになりました。
その結果、後から確認した時に
「これは何の話だったんだろう？」
となるケースが増えてしまったのです。
管理表はシンプルにすることも大切ですが、後から見返した時に意味が分かることも同じくらい重要だと思っています。
③ 人は思った以上に面倒なことをやらない
これは管理表を作るたびに感じることです。
どんなに良い管理表でも、
- 入力が面倒
- 更新が面倒
- 探すのが面倒
になると使われなくなります。
私自身もそうですが、人は基本的に面倒な作業を後回しにしがちです。
だから私は、
「正しい管理表」より「続けられる管理表」
を意識して作るようにしています。
④ 本当の理想は入力を減らすこと
個人的には、ボタンを押すだけで必要な場所へ自動で振り分けられる仕組みが理想だと思っています。
現実にはそこまで作り込めないこともありますが、できるだけ手入力を減らす工夫はしています。
- プルダウン
- チェックボックス
- 自動計算
- 入力規則
などを活用することで、入力ミスや確認漏れを減らすことができます。
便利な機能を覚えることよりも、入力する人が迷わず使えることの方が大切だと感じています。
⑤ 見せる必要のない情報は分ける
便利にしようとして情報を一か所へ集めた結果、見せなくて良い情報まで共有してしまうことがあります。
例えば、
- 経理関係の情報
- 金額情報
- 社内だけで共有したい内容
などです。
情報をまとめることは大切ですが、同時に「誰が見るのか」を考える必要があります。
共有範囲を分けたり、シートを分割したりした方が安全な場合も少なくありません。
⑥ 編集権限は慎重に考える
スプレッドシートの便利な機能のひとつが、並び替えやフィルタです。
ただし、それらの機能を利用するためには閲覧権限では足りず、編集権限を付与しなければならないことがあります。
その結果、触ってほしくないセルまで変更されてしまうケースもあります。
そんな時は、
- シート保護
- セル保護
- 入力規則
などを利用して、変更してほしくない部分にはロックをかけるようにしています。
また、人によっては直接スプレッドシートを共有するのではなく、必要な情報だけをExcelやPDFにして共有した方が安全な場合もあります。
まとめ
以前の私は、「情報は多い方が良い」と考えていました。
しかし実際には、
- 情報が多すぎると使われない
- 情報が少なすぎると後で分からない
ということを何度も経験しました。
管理表は作ることが目的ではなく、運用されることが目的です。
だからこそ私は、機能の多さよりも「使い続けられるか」を大切にしています。
これから管理表を作る方や、現在の管理方法に悩んでいる方の参考になれば嬉しいです。
また今後は、シート保護や入力規則など、実際に使っている細かな設定についても紹介していきたいと思います。