はじめに
属人化という言葉を聞くと、
引き継ぎができていない。
情報共有が不足している。
そんな状態をイメージする人が多いかもしれません。
私もそう思っていました。
でも仕事を続ける中で、少し考えが変わりました。
属人化は、サボる人や協力しない人から生まれるとは限りません。
むしろ、
責任感のある人や頑張る人から始まることもある。
そんなことを感じています。
私は一般事務として入社した
以前勤めていた工場では、私は一般事務として入社しました。
最初は伝票処理や事務作業が中心でした。
ところが気が付くと、
就業規則の見直し、
助成金申請、
品質管理、
CAD-CAMを使ったプログラム作成、
検査や納品、
補助金申請、
技能検定の勉強会まで担当していました。
今振り返ると、
「それ本当に同じ人の仕事？」
と思うくらい色々やっていました（笑）。
頼まれたら断らなかった
特別な使命感があったわけではありません。
ただ、昔から新しいことを知るのが好きでした。
頼まれたらやってみたい。
分からなければ調べたい。
できるようになったら嬉しい。
だから、
「やってみる？」
と言われれば、
「やります」
と答えていました。
頼まれた仕事を覚え、また別の仕事を覚え、気付けばできることがどんどん増えていきました。
一番困ったのは仕事が増えたことではなかった
できることが増えるのは楽しかったです。
その経験は今の仕事にも活きています。
でも後になって困ったことがありました。
それは仕事量ではありません。
私しか知らない仕事が増えてしまったことです。
例えば補助金申請。
自分で調べながら覚えた仕事なので、忙しくなっても簡単には誰かにお願いできません。
教えるにも時間が必要です。
でも自分も忙しい。
結果として、
「自分でやった方が早い」
になってしまう。
今思うと、属人化の入り口はそこにありました。
小さな会社ほど起きやすい
これは小さな会社ほど起きやすいように思います。
人が少ない。
専門担当を置きにくい。
だから手が足りないところへ、できる人が入る。
すると仕事は回ります。
周りから見れば問題ありません。
でも実際には、
その人しか分からない仕事が少しずつ増えていきます。
そして気付いた時には、
休みにくい。
代わりがいない。
聞ける人がいない。
そんな状態になっていたりします。
私もずっと走り続けていた
当時は子どもを朝7時に保育園へ預け、夜7時に迎えに行く生活をしていました。
病気になれば病児保育を利用して出勤。
出勤したら気が付けば夜。
仕事は嫌いではありませんでした。
むしろ好きでした。
でも今振り返ると、
「やりたい」だけではなく、
「やらなきゃ」
という気持ちも強かったように思います。
その結果、不整脈が出たこともありました。
若かったから何とか乗り切れましたが、今の私なら絶対に無理です（笑）。
頑張るだけでは解決しない
最近は考え方が変わりました。
今なら、
「ここが困っています」
「ここは手伝ってほしいです」
と早めに相談します。
なぜなら、本人は必死でも、周りから見ると仕事が回っているようにしか見えないことがあるからです。
実際、
「口を出したら迷惑かな」
「大丈夫そうだから任せた方がいいかな」
と思っている人もいるかもしれません。
だからこそ、問題を共有することも大事な仕事だと思うようになりました。
私なりの属人化チェックリスト
属人化を完全になくすことは難しいと思います。
でも減らすことはできます。
私自身が今意識しているのは、こんなことです。
□ この仕事を説明できる相手が一人はいるか
自分しか知らない状態は危険です。
雑談レベルでも共有しておくと違います。
□ 手順や注意点を残しているか
立派なマニュアルでなくても構いません。
数か月後には未来の自分も忘れています（笑）。
□ 自分が休んだ時に困る人がいないか
休めない状態は、本人にとっても会社にとってもリスクです。
□ 「しんどい」を言えているか
頑張る人ほど後回しにしがちです。
でも言わなければ見えません。
□ 自分しか分からない仕事を増やしていないか
気付くと少しずつ増えていきます。
定期的な見直しが大切だと思っています。
まとめ
昔は、
頑張れば何とかなると思っていました。
でも今は少し違います。
助けてもらうことは、仕事ができないということではありません。
むしろ、
問題を共有し、
分担し、
助け合える方が、
会社にとっても自分にとってもメリットがあります。
属人化はサボる人から生まれるのではなく、責任感のある人や頑張る人から始まることがあります。
だからこそ必要なのは、さらに頑張ることではなく、一人しか分からない状態を少しずつ減らしていくこと。
最近はそんなふうに考えるようになりました。🌱